5 Tipps für die perfekte Urlaubsübergabe

16. Juni 2017

Sommerzeit ist Urlaubszeit. In Österreich beginnen die Sommerferien Anfang Juli. Angestellte, die ihren Urlaub bereits gut geplant haben, sollten auch ihre Urlaubsübergabe rechtzeitig vorbereiten. Eine umfassende Urlaubsübergabe ist notwendig, damit die Arbeit trotz der eigenen Abwesenheit geordnet weiter läuft und die Kollegen stressfrei Aufgaben übernehmen können. Vor allem aber dient eine ordentliche Übergabe Arbeitnehmern dazu, den Urlaub entspannt und frei von Jobthemen genießen zu können.

Robert Szvetecz, Senior Manager bei Robert Half in Wien, misst der Urlaubsübergabe große Bedeutung für den Erholungsfaktor des Urlaubs bei: „Urlaub dient der Regeneration. Wer in seinen Ferien gedanklich bei der Arbeit bleibt, weil er sich Sorgen um die Erledigung von Aufgaben oder den Fortschritt von Projekten macht, fühlt sich am Ende weniger erholt. Dann ist die Gefahr groß, dass Produktivität und Motivation leiden“, sagt Szvetecz. „Eine gute Urlaubsübergabe bringt nur Gewinner hervor: Das Unternehmen und die Vorgesetzten profitieren von reibungslos weiterlaufenden Prozessen. Die Kollegen können problemlos übernehmen und der Mitarbeiter selbst sorglos seinen Urlaub verbringen.“

Damit Arbeitnehmer ihren wohlverdienten Urlaub genießen können, hat Robert Half fünf Tipps für die perfekte Urlaubsübergabe zusammengestellt.

Mit diesen 5 Tipps gelingt die Urlaubsübergabe garantiert

1. Der frühe Vogel fängt den Wurm: Rechtzeitig informieren

Erinnern Sie Ihre Kollegen spätestens ein bis zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag und planen Sie ausreichend Zeit für die Übergabe ein. Freitags um 17 Uhr ist niemand mehr konzentriert, der Termin sollte also früher stattfinden. Dadurch geben Sie den Kollegen genügend Zeit, um Ihnen nach dem Gespräch Rückfragen stellen zu können. Auch für sich selbst sollten Sie einen Puffer einrechnen: Legen Sie sich keine wichtigen Aufgaben oder Termine kurz vor den Urlaub, um unnötigen Stress zu vermeiden. In jedem Fall ist es ratsam, sämtliche Verantwortlichkeiten, Aufgaben sowie externe Kontakte schriftlich festzuhalten. Dieses Dokument dient ihren Kollegen als Erinnerung und kommt auch zum Tragen, falls eine Vertretung ausfällt und jemand anderes einspringen muss.

2. Klare Zuständigkeiten: Vertreter eindeutig benennen

Regeln Sie genau, wer Sie vertritt und die Verantwortung trägt. So verhindern Sie, dass Aufgaben wegen unklarer Zuständigkeit nicht bearbeitet werden können. Bei klarer Regelung haben Ihre Kollegen ausreichend Gelegenheit, Rücksprache zu halten. Auf diese Weise kann frühzeitig geklärt werden, ob Ihre vorgesehene Vertretung genügend Kapazitäten frei hat. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sich in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten besser nach einer Alternative umsehen. Oft ist es sinnvoll, Ihre Aufgaben an mehrere Kollegen zu delegieren, um die Belastung gleichmäßig zu verteilen.

3. Ordnung ist der halbe Urlaub: Aufräumen und To-do-Liste anlegen

Eine unstrukturierte Rückkehr kann die Erholung schnell zu Nichte machen. Dagegen helfen zwei einfache Maßnahmen: Zum einen sollten Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihren Unterlagen schaffen, um nach Ihrer Rückkehr nicht vom Chaos auf dem Schreibtisch erschlagen zu werden. Zum anderen sollten Sie sich eine To-Do-Liste für die Zeit nach Ihrem Urlaub anlegen. Beides hilft Ihnen, sich in den ersten Tagen nach Ihrer Rückkehr zu motivieren und Aufgaben richtig zu priorisieren.

4. „Ich bin dann mal weg”: Abwesenheitsnotiz verfassen

Auch wenn Sie Ihre wichtigsten Kontakte vorab über Ihren Urlaub informiert haben, ist eine Abwesenheitsnotiz unerlässlich. Diese sollte folgende Informationen enthalten: Das Datum Ihrer Rückkehr, den Kontakt Ihrer Vertretung sowie einen Hinweis, ob die E-Mail weitergeleitet wird. Gegebenenfalls sollten Sie auch eine Weiterleitung Ihres Telefons an Ihre Kollegen einrichten.

5. Für Führungskräfte: Telefonische Erreichbarkeit im Urlaub klären

Besonders in leitenden Positionen ist es oft vertraglich vereinbart, auch im Urlaub erreichbar zu sein. Für diesen Fall sollten Sie feste Zeiten vorgeben, in denen Sie ans Telefon gehen oder E-Mails beantworten. So wissen die Kollegen, wann Sie Auskunft von Ihnen bekommen können und stören Sie nicht bei einer unpassenden Gelegenheit. Außerdem ist diese Vorgehensweise effizienter und Sie kommen besser zur Ruhe, als immer mal wieder zwischendurch auf das Handy oder den Laptop zu schauen.